Pošteno ocenite, kolikšna je lahko potencialna poslovna škoda, če glavni konkurent prevzame vaš uspešen proizvodni model.
Izziv za poslovodstvo: Pred kratkim smo imeli na obisku tujo gospodarsko delegacijo, ki je posnela del naše proizvodnje zahtevnih izdelkov. Te izdelke prodajamo na globalnem trgu. Pri tem so vodjo proizvodnje spraševali zelo tehnična vprašanja, ki so pri njemu vzbudila sum. Naše prodajno osebje je pogosto v stikih s konkurenti, njihova komunikacija pa je velikokrat preveč odprta, saj odprto delijo naše dobre prakse pri organizaciji dela. Ker delamo v dejavnosti, v kateri je prisotnih veliko konkurentov in je stopnja inovacij nizka, se lahko takšne informacije v pravih rokah hitro odrazijo v izgubi tržnega deleža. Kako lahko to področje sistemsko primerneje uredimo?
Iz opisa sodeč ste imeli težave z industrijsko špijonažo na področju proizvodnje izdelka in z deljenjem informacij o organizaciji dela. Obe vrsti podatkov bi koristile vašim konkurentom. Bojazen je še toliko bolj upravičena, če ste nadpovprečno zadolženi in ste pravkar investirali v novo tehnologijo ali če z notranjo organizacijo dela delo opravljate učinkoviteje, kar se odraža v nižjih stroških režije in s tem višjih maržah.
Ni nenavadno, da slovenski razvojni dobavitelji ne morejo vstopiti v proizvodne prostore tujih partnerjev brez predhodne izročitve telefona, prav tako varnostni pregledi niso nič neobičajnega.
1. Kako pripravite dober pravilnik
Področje poslovnih skrivnosti je najpogosteje urejeno prek internih aktov, največkrat v obliki pravilnika o poslovni skrivnosti, ki opredeli poslovne skrivnosti, njihovo varovanje, krog subjektov, ki jih veže dolžnost varovanja ter njihove pravice, obveznosti in odgovornosti. Pravilnik je običajno tajen oziroma ni namenjen nepooblaščenim osebam.
Treba je opredeliti predmet in vsebine poslovne skrivnosti, med drugim finančni položaj in tekoče/ prihodnje aktivnosti, osebni status zaposlenih, računalniške aplikacije, procese dela ter podatke o kupcih in dobaviteljih ipd. V pravilniku morate ohraniti določbo, da lahko poslovodni organ odobri izdajo poslovne informacije, opredeljene kot poslov-na skrivnost, v primeru, ko je korist za podjetje večja od potencialne škode ali ko to zahteva zakonodaja, ki je nad pravilnikom (ZGD-1). Najboljša praksa je, da se pri tem obe pogodbeni stranki zavežeta, da podatkov ne bosta posredovali tretjim osebam.
2. Kako naučite zaposlene, kako se odzvati
Da bi se izognili težavam z nerazumevanjem pravilnika in njegovim nedoslednim spoštovanjem, organizirajte izobraževanje, ki mora biti prilagojeno ciljni publiki. Smiselno je predstaviti najpogostejše primere, s katerimi se lahko zaposleni soočijo in jih naučiti, kako se nanje odzvati. Obenem je treba predstaviti posledice, ki lahko prizadenejo podjetje in posledično vse zaposlene. V kolikor je grožnja izdaje ali zlorabe poslovne skrivnosti še posebno visoka, je smiselno letno ponoviti vajo.
Za režijski/storitveni del družbe, ki je povezan s prodajo ali nabavo, je smiselno organizirati tudi delavnico o primerni komunikaciji s poslovnimi partnerji, ki naj ostane pregledno. Vsak od njih mora znati postaviti mejo, ki je ne prestopi, ko se dogovarja z zunanjim partnerjem. Podjetje naj pokaže svoje prednosti na primer tako, da hitro izvede naročila, pri čemer pa ne pojasni elementov, ki družbi omogočajo to konkurenčno prednost.
3. Zaupanje je dobro, kontrola še boljša
Za izvajanje določil pravilnika naj skrbijo operativni vodje. Pravilnik naj bo zanje pripomoček, s katerim lahko opozarjajo na ravnanje zaposlenih. Ključni zaposleni naj bi imeli v pogodbi o zaposlitvi tudi konkurenčno prepoved in konkurenčno klavzulo. Bodite odprti za predloge o morebitni uvedbi tehničnega varovanja določenih prostorov in varnostni kontroli.
Bojan IVANC, Analitika GZS
Revija Gospodarske zbornice Slovenije, Glas gospodarstva, december 2016, stran 73
